The 1st step and the 90% complete

Dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau proyek, kita  biasa dibatasi oleh 3 hal. Yang pertama ialah performansi atau target dari pekerjaan kita, yang kedua adalah target waktu, dan yang ketiga adalah resources yang tersedia yang biasanya diukur menggunakan biaya. Notes ini akan membahas batasan yang kedua: waktu.

Poin pertama ialah tentang sebuah pepatah, the hardest part is the 1st step. “Langkah pertama adalah pekerjaan tersulit”. Tentu ini tidak berlaku bagi sebagian orang dan bagi sebagian jenis pekerjaan tertentu, tetapi pernyataan ini ada benarnya. Ada orang yang bilang ingin menikah, tapi sama sekali ga mempersiapkan apapun. Banyak orang yang bilang ingin berbisnis, tapi dia tidak memulai sama sekali. Banyak orang yang punya cita-cita besar, tapi ia tidak memulai langkah pertamanya. Akibat ditundanya (tidak dilakukannya) langkah pertama itu, maka pekerjaan pun akan terus tertunda dan tertunda, bahkan sama sekali tidak jadi terlaksana. Padahal, kalau langkah pertamanya sudah dilakukan, biasanya langkah berikutnya akan terasa lebih ringan.

Banyak penyebab yang membuat orang kesulitan melakukan langkah pertama. Salah satu penyebabnya ialah karena kebiasaan suka menunda. Alasan-alasan seperti “ah, itu mah gampang, entar aja dikerjain”, “masih banyak waktu, besok-besok aja deh”, dan alasan sejenisnya membuat orang menjadi deadliners.

Sebuah pekerjaan atau proyek biasanya memiliki batasan waktu. Pada metode PERT, sebuah aktivitas akan memiliki batasan waktu berupa earliest start, earliest finish, latest start, dan latest finish. Walaupun kata pak JKlebih cepat lebih bae”, tapi banyak orang memilih the latest start dalam melakukan pekerjaannya, bukan earliest start. Mungkin ini yang menyebabkan JK kalah (halah ga nyambung). Pokoke, hati-hatilah dengan langkah pertamamu. Segerakan en jangan menunda-nunda, karena menunda itu…..  (tadi mo nulis apa y? lupa gw, hehe. udah deh jadi titik-titik aja😛 )

Poin kedua ialah tentang 90% complete. Biasanya proyek besar dianalisa dengan menggunakan percent work complete seperti BCWP (Budgeted Cost Work Performed) pada metode EVM (earned value management). Suatu pekerjaan pada waktu tertentu bisa diukur berapa persen selesainya. Nah, masalah yang sering terjadi ialah ketika pekerjaan sudah hampir selesai (sekitar 90%), orang terbiasa menunda lagi. Seperti pada gambar di bawah, terlihat kurva terus naik secara linear sampai sekitar 80%-90% complete, lalu menjadi horizontal (yang berarti tidak ada progress dari aktivitasnya). Dan di akhir mendekati deadline, tiba-tiba saja pekerjaan itu sudah selesai.

Menurut James Lewis dalam bukunya Fundamentals of Project Management, ada dua kemungkinan alasan mengapa hal ini terjadi. Yang pertama ialah biasanya dalam melaksanakan suatu pekerjaan, kita akan menemukan masalah di dekat deadline pekerjaan itu. Untuk menyelesaikannya membutuhkan usaha yang besar, tapi begitu masalah diselesaikan, maka dengan cepat pula pekerjaan itu akan selesai (atau dalam bahasa lain, masalah yang ditemukan itu adalah si 10%, maka begitu masalah selesai maka selesai pula pekerjaan itu).

Yang kedua ialah ketidaktahuan kita dimana posisi / progress kerja saat ini. Untuk membuat target waktu, biasanya kita hanya melakukan sebuah estimasi waktu saja. Misalnya ketika kita ingin melakukan suatu pekerjaan dengan target waktu 10 jam. Lalu setelah satu jam pertama kita katakan bahwa sudah 10% selesai, pada jam kedua sudah 20% selesai, dan seterusnya. Yang dilakukan bukanlah menilai progress kerja, namun melakukan reverse inference (pengambilan kesimpulan induktif). Hal ini menyebabkan pekerjaan yang seharusnya sudah selesai, namun kita tetap berkutat di sana karena merasa pekerjaan belum selesai pada waktunya. Padahal progress pekerjaannya yaa harusnya ga seperti itu.

Satu tambahan lagi untuk masalah 90% complete ini. Terkadang, ketika sudah sampai 90% dan waktu yang tersisa masih banyak, lagi-lagi kita menunda pekerjaan. Padahal kalau bisa selesai lebih cepat itu lebih bae.

wallahualam

_orang yang suka menunda & sering salah mengestimasi waktu_

8 thoughts on “The 1st step and the 90% complete

Ketik komen di mari gan.....

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s